• 8 Gennaio 2024
• Amministrazione digitale, ANPR, Stato civile
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Approfondimento di W. Damiani

Quello che sta iniziando sarà un anno fondamentale per tutti coloro che lavorano nei servizi demografici. Già da tempo i nostri uffici stanno affrontando una importante fase di transizione che ci proietterà in un futuro, speriamo molto prossimo, in cui il digitale sarà assolutamente prevalente e ciò richiederà necessariamente anche un diverso modo di lavorare.
Vediamo di fare il punto su quali sono stati i principali passaggi che si sono recentemente consolidati e quelli che sono ancora all’orizzonte e che verranno alla luce nei prossimi mesi.
Innanzitutto ricordiamo che dal mese di dicembre 2023 è attivo il servizio di certificazione on line per gli studi legali. Gli avvocati iscritti all’ordine possono ottenere i certificati anagrafici di terzi direttamente dal portale ANPR per finalità legate al mandato professionale. Ciò sicuramente ha contribuito a semplificare l’attività degli studi legali, ma anche ad alleggerire il carico di lavoro degli uffici anagrafe dalle numerose richieste che prima venivano presentate allo sportello o a mezzo posta elettronica certificata. Questo intervento si abbina all’accordo di fruizione stipulato già da qualche tempo fra il Ministero della Giustizia e il Ministero dell’interno al fine di offrire agli uffici giudiziari l’accesso in consultazione dell’anagrafe nazionale.
Riteniamo auspicabile che questa prioritaria attenzione verso il sistema della giustizia si estenda il prima possibile anche agli altri settori della pubblica amministrazione, in primis alle forze dell’ordine, le cui possibilità di consultazione delle informazioni sono attualmente subordinate ai tempi di risposta degli uffici anagrafe o ai collegamenti eventualmente realizzati con le banche dati dei singoli Comuni.
Gli strumenti per garantire la condivisione delle informazioni anagrafiche già esistono e sono, appunto, gli accordi di fruizione e soprattutto la Piattaforma Digitale Nazionale Dati (PDND), ossia l’infrastruttura tecnologica della Presidenza del Consiglio dei Ministri finalizzata a consentire l’interoperabilità dei sistemi informativi e delle basi di dati delle pubbliche amministrazioni.
Quest’ultima rappresenta un evoluto sistema di interscambio di informazioni che sarà utilizzabile anche dagli altri uffici comunali non appena avranno ultimato il processo di adesione. I Comuni che intendono fruire dei dati ANPR devono infatti registrarsi preliminarmente sulla PDND stipulando uno specifico accordo di adesione con la società Pago PA (che gestisce l’infrastruttura) e sviluppare le interfacce applicative (cosiddette API), necessarie per interrogare la banca dati ANPR, seguendo le istruzioni fomite nell’allegato 2 della circolare del Ministero dell’interno n. 73 del 31 maggio 2023.
Il pieno dispiegamento delle potenzialità della PDND incrementerà l’efficienza dell’azione amministrativa e contribuirà a ridurre i costi diretti e indiretti per le pubbliche amministrazioni e per i gestori di servizi pubblici, oltre a rendere effettivo il principio del once only per cui al cittadino non dovranno più essere richiesti dati e/o informazioni che il sistema pubblico già possiede. Ciò auspichiamo porrà fine anche all’interminabile sequenza di proroghe della norma [1] (articolo 17, comma 4-quater, del decreto legge 9 febbraio 2012, n. 5) che impedisce ai cittadini extracomunitari di utilizzare le dichiarazioni sostitutive nelle procedure relative al rilascio, al rinnovo, all’aggiornamento e alla conversione del permesso di soggiorno, da ultimo confermata per tutto il 2024 dall’articolo 2, comma 1, del decreto legge 30 dicembre 2023, n. 215 (cosiddetto “Decreto Milleproroghe”).
Da ricordare che con l’avvio dell’Indice nazionale dei domicili digitali (INAD) sono cambiati necessariamente anche gli strumenti di comunicazione della pubblica amministrazione verso il cittadino. Dal luglio 2023 i cittadini possono infatti eleggere il proprio domicilio digitale, indicando un indirizzo di posta elettronica certificata e registrandolo nell’indice nazionale. Le pubbliche amministrazioni sono tenute ad inviare le comunicazioni aventi valore legale al domicilio digitale eventualmente eletto dal cittadino, in luogo delle modalità tradizionali di trasmissione (raccomandata con avviso di ricevimento, notifica, ecc.). Da notare che, per il momento [2], il mancato utilizzo del domicilio digitale non rende invalida la comunicazione, ma espone l’amministrazione ad una possibile sanzione ai sensi dell’articolo 18-bis del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 (Codice dell’amministrazione digitale).
Sebbene l’INAD sia ancora poco popolato, gli operatori dei servizi demografici prima di inviare una comunicazione avente valore legale (si pensi ad esempio ad un preavviso di annullamento ex articolo 10 bis in un procedimento di residenza) sono tenuti a consultare l’indice per verificare se il cittadino abbia eletto il proprio domicilio digitale. In caso positivo dovranno servirsi di tale canale di trasmissione, in caso negativo potranno continuare ad utilizzare gli strumenti tradizionali. Da evidenziare che la trasmissione della Pec al domicilio digitale, fermo restando la sua obbligatorietà, costituisce una notevole opportunità in quanto consente di azzerare le tempistiche di invio e di ricezione, con notevole risparmio dei termini del procedimento amministrativo, e di eliminare qualsiasi costo della comunicazione.
Completato il processo di integrazione delle liste elettorali in ANPR, la sfida più delicata da affrontare nel corso dell’anno sarà l’avvio dell’Archivio nazionale informatizzato dei registri dello stato civile (ANSC). Si tratta di una riforma epocale, attesa da quasi un quarto di secolo [3], che comporterà il definitivo abbandono della tradizionale modalità di scritturazione degli atti di stato civile sui registri cartacei. Attualmente siamo ancora nella sperimentazione dell’ANSC, con alcuni Comuni coinvolti in tale percorso che sono passati nella fase di adozione controllata.
Solo al termine della conclusione positiva di tale fase, che sarà oggetto di comunicazione ufficiale da parte del Ministero dell’interno, tutti i Comuni potranno aderire gradualmente ai nuovi servizi digitali entro 18 (diciotto) mesi. Quando il servizio sarà a regime gli atti di stato civile saranno infatti registrati unicamente nell’archivio nazionale informatizzato, contenuto all’interno della piattaforma di funzionamento dell’anagrafe nazionale della popolazione residente (ANPR).
Le premesse quindi ci sono tutte perché il 2024 rappresenti veramente un momento di svolta e, naturalmente, gli operatori dei servizi demografici ne saranno protagonisti con la consueta professionalità e dedizione che hanno sempre dimostrato. Da parte nostra continueremo a raccontarvi l’evolversi di tali processi, lo faremo con gli approfondimenti su questo sito e con i momenti di confronto con gli abbonati durante i nostri Channel. Come di consueto affronteremo le novità normative e lo faremo con il solito approccio pratico in modo da fornire agli operatori le soluzioni operative, senza tralasciare la necessaria trattazione teorica. Segnaliamo in proposito che l’articolo 1, comma 242, della legge 30 dicembre 2023, n. 213 (Legge di Bilancio 2024) ha riscritto interamente l’articolo 11 della legge 28 dicembre 1954, n. 1228, modificando il precedente meccanismo sanzionatorio che era ormai caduto in desuetudine. Tale novità, che analizzeremo in uno dei prossimi contributi, impone all’ufficiale d’anagrafe di avviare il procedimento per l’irrogazione della sanzione nei casi di accertata violazione alle norme anagrafiche.
Non resta che continuare a seguirci per essere sempre aggiornati …

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[1] Si veda l’articolo 17, comma 4-quater, del decreto legge 9 febbraio 2012, n. 5 (Disposizioni urgenti in materia di semplificazione e di sviluppo), convertito con modificazioni dalla legge 4 aprile 2012, n. 35.
[2] Fino all’adozione del decreto del Presidente del Consiglio dei ministri previsto dall’articolo 3-bis, comma 3-bis, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 (Codice dell’amministrazione digitale).
[3] L’articolo 10 del decreto del Presidente della Repubblica 3 novembre 2000, n. 396 già prevedeva la realizzazione di un unico archivio informatico presso ciascun Comune in cui registrare e conservare gli atti dello stato civile relativi ai soggetti residenti. In realtà tale disposizione non ha avuto attuazione in quanto non è stato emanato il decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri che avrebbe dovuto stabilire le modalità tecniche per l’iscrizione, la trascrizione, l’annotazione, la trasmissione e la tenuta degli atti dello stato civile nell’archivio informatico.

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