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Nuove regole tecniche sul protocollo informatico in vigore dal prossimo 12 ottobre
Le nuove regole sono previste dal DPCM 3 dicembre 2013. Il decreto sostituisce il vecchio decreto del 2000. Uno dei punti salienti è la fondamentale importanza nell’adozione del Manuale di Gestione

L’art. 5 del DPCM specifica che il manuale di gestione descrive il sistema di gestione dei documenti amministrativi e la gestione dei flussi documentali oltre che degli archivi. Nel manuale adottato su proposta del Responsabile della Conservazione, sono riportate in particolare:

a) La pianificazione delle azioni per eliminare i protocolli di settore

b) Il piano di sicurezza dei documenti informatici

c) Le modalità di  utilizzo di  strumenti  informatici  per  la formazione dei documenti informatici e per il loro scambio all’interno e all’esterno dell’area organizzativa omogenea (che nella quasi totalità dei Comuni coincide nel Comune medesimo)

d) I formati utilizzati per la formazione del documento informatico

e) Insieme minimo di dati (metadati) che si associano al singolo documento informatico

f) La descrizione del flusso di lavorazione dei documenti ricevuti, spediti o interni

g) Le regole di smistamento e assegnazione dei documenti ricevuti

h) Le modalità di  formazione,  implementazione  e  gestione  dei fascicoli informatici relativi ai procedimenti e delle aggregazioni documentali informatiche con l’insieme minimo dei  metadati  ad  essi associati

i) L’indicazione  delle  unita’  organizzative  responsabili  delle attivita’ di registrazione di protocollo, di organizzazione e tenuta dei documenti all’interno dell’area organizzativa omogenea

j) L’elenco dei documenti esclusi dalla registrazione di protocollo, ai sensi dell’art. 53, comma 5, del testo unico DPR 445/2000

k) L’elenco dei documenti soggetti a registrazione particolare e le relative modalita’ di trattamento

l) I registri particolari definiti per il trattamento di registrazioni informatiche  anche  associati  ad aree organizzative omogenee definite dall’amministrazione  sull’intera struttura organizzativa e gli albi, gli elenchi e ogni raccolta  di  dati concernente stati, qualita’ personali e fatti;

m) Il sistema di classificazione, con l’indicazione delle modalita’ di aggiornamento, integrato con le informazioni relative ai tempi, ai criteri e alle regole di selezione e conservazione,  con  riferimento alle procedure di scarto

n) Le modalita’ di produzione e di conservazione delle registrazioni di protocollo informatico   e, in particolare, l’indicazione delle soluzioni tecnologiche ed organizzative  adottate per garantire l’immodificabilita’ della registrazione di protocollo, la contemporaneita’ della stessa con  l’operazione  di  segnatura  ai sensi  dell’art.  55  del DPR 445/2000

o) Le modalità di registrazione delle informazioni annullate o  modificate  nell’ambito di ogni sessione di attivita’ di registrazione;

p) La descrizione funzionale ed operativa del  componente  «sistema di protocollo informatico» del sistema di  gestione  informatica  dei documenti con particolare riferimento alle  modalita’ di utilizzo

q) I criteri e le modalita’ per il rilascio delle  abilitazioni di accesso interno ed esterno alle informazioni documentali

r) Le modalita’ di utilizzo del  registro  di  emergenza  ai  sensi dell’art. 63 del testo unico, inclusa la  funzione  di  recupero  dei dati protocollati manualmente.

Il  manuale  di  gestione e’ reso pubblico  dalle  pubbliche amministrazioni mediante  la pubblicazione sul proprio sito istituzionale.

Le nuove regole prevedono pertanto un vero piano di sicurezza per la gestione dei documenti e l’obbligo di tracciabilità delle modifiche su tutti i dati registrati nel sistema di protocollo. Il registro giornaliero di protocollo deve essere inoltrato in conservazione entro il giorno successivo.
Ulteriore aspetto riguarda la necessità di associare a ogni documento la relativa segnatura di protocollo. Per i documenti cartacei, questo si realizza con l’apposizione dell’etichetta con codice a barre, ma per i documenti informatici bisogna produrre un file di segnatura che venga in qualche modo correlato al documento cui si riferisce. Per lo scambio di documenti digitali con l’esterno, si parla della generazione/registrazione di ricevute di protocollo. Ultimo aspetto attiene all’obbligo di registrare per ogni documento informatico anche l’impronta del file, in modo tale da garantirne la non sostituzione. 

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